ADVANTOPS AB
INTEGRITETSPOLICY
INTEGRITETSPOLICY
Denna integritetspolicy beskriver hur Advantops AB, org.nr 559032-3761 (”Advantops”), behandlar personuppgifter när bolaget agerar personuppgiftsansvarig, exempelvis vid kontaktförfrågningar, marknadsföring, rekrytering, evenemang, affärsdialoger och användning av webbplatsen.
Behandling av personuppgifter som sker inom ramen för kunduppdrag, där Advantops agerar personuppgiftsbiträde eller underbiträde, regleras i stället genom avtal mellan Advantops och respektive kund eller annan avtalspart.
Advantops ansvarar som personuppgiftsansvarig för att behandling av personuppgifter sker i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning och för att registrerade får relevant information om behandlingen.
1. Vilka personuppgifter behandlas, för vilka ändamål och vilken är den lagliga grunden samt hur länge sparas uppgifterna?
1.1 Direktmarknadsföring baserat på en intresseavvägning
1.2 Direktmarknadsföring baserat på ett samtycke
Om Advantops vill fortsätta behandla personuppgifter för marknadsföringsändamål efter den tid som anges ovan, eller i andra fall där samtycke krävs enligt tillämplig lagstiftning, sker behandlingen endast efter att den registrerade har lämnat ett frivilligt, specifikt, informerat och otvetydigt samtycke.
Den lagliga grunden för behandlingen är då samtycke. De uppgifter som kan komma att behandlas är namn, adress, telefonnummer och e-postadress till arbetsplatsen samt uppgifter om avdelningstillhörighet och befattning.
Information och erbjudanden om Advantops tjänster och marknadsaktiviteter kan lämnas per telefon, brev, e-post, SMS eller motsvarande kommunikationssätt.
Personuppgifterna behandlas till dess att samtycket återkallas eller dessförinnan om uppgifterna inte längre behövs för ändamålet.
Den registrerade har rätt att när som helst återkalla sitt samtycke. Ett återkallande påverkar inte lagligheten av behandling som har skett innan samtycket återkallades.
1.3 Genomförande av marknadsaktivitet
Om kontakt med den registrerade har tagits i enlighet med punkterna 1.1 eller 1.2 i syfte att bjuda in till en marknadsaktivitet, såsom event, föreläsning eller seminarium, och den registrerade anmäler sig till aktiviteten, behandlar Advantops personuppgifter i den utsträckning som krävs för att administrera och genomföra aktiviteten.
Detta kan omfatta namn, kontaktuppgifter och andra uppgifter som behövs för att skicka bekräftelse, praktisk information samt material inför och efter aktiviteten. Om måltider eller förtäring erbjuds kan uppgift om specialkost behandlas, i den mån den registrerade själv väljer att lämna sådan uppgift.
Den lagliga grunden för behandling som är nödvändig för att administrera deltagandet är att behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med den registrerade.
Om Advantops behandlar uppgift om specialkost sker sådan behandling endast i den utsträckning det är nödvändigt för att kunna tillgodose den registrerades önskemål i samband med aktiviteten och endast under den tid som krävs för detta ändamål.
Efter genomförd aktivitet kan Advantops även behandla uppgifter om deltagande för uppföljning och för att rikta information om Advantops tjänster och aktiviteter till deltagarna. Den lagliga grunden för denna behandling är en intresseavvägning, baserad på Advantops berättigade intresse av att följa upp genomförda marknadsaktiviteter.
Personuppgifter kopplade till deltagaradministration och uppföljning sparas i högst tjugofyra (24) månader, om inte längre lagring krävs enligt lag, till exempel enligt bokföringsregler.
1.4 Medieproduktion för marknadsföring
I syfte att marknadsföra Advantops och sprida kunskap om Advantops verksamhet kan Advantops komma att behandla personuppgifter i form av bilder – både stillbilder och rörliga bilder – och ljudupptagningar. Denna behandling görs med stöd av ett uttryckligt och informerat samtycke från den registrerade. Behandlingen kommer att ske under den tid som samtycket inte har återkallats av den registrerade. Den registrerade har rätt att när som helst återkalla sitt samtycke. Ett återkallande påverkar inte lagligheten av behandling som skett innan samtycket återkallades.
1.5 Webbplatsinteraktion och cookies
När någon besöker Advantops webbplatser kan information lagras i eller hämtas från besökarens webbläsare, exempelvis genom cookies eller liknande tekniker. Sådan information används för att få webbplatsen att fungera, förbättra användarupplevelsen, analysera användningen av webbplatsen och, i förekommande fall, möjliggöra relevant kommunikation och marknadsföring.
De uppgifter som behandlas kan omfatta teknisk information om enhet, webbläsare, IP-adress, inställningar, användning av webbplatsen och preferenser. Advantops använder inte fler uppgifter än vad som är nödvändigt för respektive ändamål.
När samtycke krävs för användning av cookies eller liknande tekniker inhämtas sådant samtycke innan behandlingen sker. Den lagliga grunden är då samtycke. För cookies eller tekniker som är nödvändiga för att webbplatsen ska fungera kan behandlingen i stället ske med stöd av tillämpliga regler utan föregående samtycke.
Besökaren kan när som helst ändra sina inställningar och återkalla ett lämnat samtycke.
1.6 Intresseanmälan och inskick av CV
Personuppgifter som lämnas i samband med jobbansökan, intresseanmälan eller annan rekryteringsrelaterad kontakt behandlas för att administrera rekryteringsprocessen och bedöma kandidatens lämplighet.
Den lagliga grunden för denna behandling är Advantops berättigade intresse av att kunna hantera och genomföra rekrytering.
Uppgifterna sparas inte längre än vad som är nödvändigt för ändamålet. Om Advantops vill spara uppgifterna för framtida rekryteringsmöjligheter efter avslutad process sker detta endast om den registrerade har lämnat samtycke till sådan fortsatt lagring.
Om Advantops anlitar extern rekryteringspartner eller annan leverantör för att bistå i processen sker sådan behandling enligt avtal och endast för detta ändamål.
2. Varifrån samlas uppgifterna in?
Personuppgifter samlas i första hand in från den registrerade själv, exempelvis vid kontakt med Advantops, anmälan till aktiviteter, användning av webbplatsen, prenumeration på utskick eller inskick av ansökningshandlingar.
Personuppgifter kan även samlas in från externa källor, såsom allmänt tillgängliga företagsuppgifter, adressleverantörer, samarbetspartners eller andra affärsrelaterade källor, i den mån detta är tillåtet enligt tillämplig lagstiftning.
3. Överföring och utlämning av personuppgifter
För att uppfylla ändamålen med Advantops behandling av de personuppgifter som angivits ovan anlitar Advantops i förekommande fall tjänste- och systemleverantörer av IT, som behandlar personuppgifter på Advantops uppdrag. Dessa tjänste- och systemleverantörer får endast behandla personuppgifterna enligt Advantops dokumenterade instruktioner och får inte använda uppgifterna för egna ändamål. De är även skyldiga enligt lag och avtal att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda uppgifterna.
Advantops kan i förekommande fall lämna ut personuppgifter även till andra mottagare än de som angivits ovan för att följa tillämpliga lagar och föreskrifter, en begäran eller ett föreläggande från en behörig domstol eller myndighet, samt för att tillgodose Advantops berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.
Advantops eftersträvar att personuppgifter behandlas inom EU/EES. Om personuppgifter i något enskilt fall behandlas av leverantör utanför EU/EES, eller på annat sätt blir föremål för överföring till tredjeland, säkerställer Advantops att sådan överföring sker i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning och med lämpliga skyddsåtgärder.
På begäran lämnar Advantops information om vilka skyddsåtgärder som tillämpas i det enskilda fallet.
4. Skyddet för personuppgifter
Advantops vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, förändring och annan otillåten behandling.
Arbetet med informationssäkerhet omfattar bland annat behörighetsstyrning, interna riktlinjer och rutiner, incidenthantering, kontinuitetsplanering samt löpande förbättring av säkerhetsarbetet.
5. Den registrerades rättigheter
5.1 Rätt till tillgång (s.k. registerutdrag)
Den registrerade har rätt att begära att få en bekräftelse från Advantops om Advantops behandlar personuppgifter som rör den registrerade, samt i sådant fall begära tillgång till de personuppgifterna i form av ett s.k. registerutdrag.
5.2 Rätt till rättelse
Om den registrerade anser att en uppgift som hänför sig till den registrerade är felaktig eller ofullständig, har den registrerade även rätt att begära rättelse.
5.3 Rätt att motsätta sig behandling för direktmarknadsföringsändamål
Är det fråga om behandling av den registrerades personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål äger den registrerade rätt att, när som helst, motsätta sig den och begära att den registrerade avregistreras från fortsatta utskick genom att anmäla detta till Advantops, t.ex. genom att klicka på en avregistreringslänk i utskicket.
5.4 Rätt att motsätta sig behandling som stödjer sig på Advantops berättigade intresse
Utöver ovanstående rättigheter har den registrerade även, i den utsträckning gällande dataskyddslagstiftning föreskriver det, rätt att motsätta sig behandlingar som stödjer sig på Advantops berättigade intresse. Advantops får dock fortsätta behandlingen om det finns tvingande berättigade skäl som väger tyngre än den registrerades integritetsintresse.
5.5 Rätt till radering och begränsning av behandling
Under vissa förutsättningar har den registrerade rätt att begära radering av sina personuppgifter eller begränsning av behandlingen av dem.
5.6 Rätt till dataportabilitet
Under vissa förutsättningar har den registrerade rätt att få ut de personuppgifter som han eller hon har lämnat till Advantops i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, och i vissa fall få dessa överförda till en annan personuppgiftsansvarig.
5.7 Rätt att återkalla samtycke
När behandling av personuppgifter grundar sig på samtycke har den registrerade rätt att när som helst återkalla sitt samtycke. Ett återkallande påverkar inte lagligheten av behandling som skett innan samtycket återkallades.
6. Kontakt vid frågor om personuppgiftsbehandling
Vid frågor om Advantops behandling av personuppgifter är du välkommen att kontakta Advantops på: martin.amberg@advantops.com
Den registrerade har även rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
